Preguntas frecuentes

¿Qué es un canal ético de denuncias externo?


Es un medio de comunicación que proporciona la empresa para que cualquier persona relacionada con ella, directivos, empleados, clientes, proveedores, etc. puedan avisar acerca de la posible comisión de un delito, fraude o incumplimiento de la normativa interna de la empresa de forma segura y confidencial.

¿Quién gestiona el canal ético de denuncias externo?


El canal ético de denuncias externo está gestionado por abogados independientes a Douglas, en concreto por el despacho de abogados Staylant Compliance.

¿Por qué externo?


Al ser una plataforma externa, este canal está ubicado fuera de los sistemas de Douglas y, al ser gestionado por un despacho de abogados independiente, tu punto de contacto para proporcionar la información y hacer seguimiento de tu denuncia será un externo.
Adicionalmente, el denunciante podrá elegir entre poner su denuncia confidencialmente o de manera anónima. Todo ello con el objetivo de reducir el miedo a denunciar y que el denunciante se sienta seguro al hacerlo.

¿Qué se debe denunciar en este canal de denuncias y qué clase de información es útil?


Este canal de denuncias está pensado para que informes sobre posibles casos de compliance, es decir, presuntas conductas fraudulentas, ilegales o que atenten contra la normativa interna de la empresa, cometidos por parte de empleados o socios de negocio de la misma. Para otro tipo de cuestiones se deben usar los cauces habituales de la empresa, tales como, Seguridad y Fraude, IT / Help Desk, Recursos Humanos, etc., según corresponda.

Respecto a la información que resulta útil, cualquier dato que proporciones puede ser valioso, por lo que en principio debes incluir la máxima información posible. No obstante, en el formulario de denuncia se indica la información que debe incluirse obligatoriamente. Todas las denuncias deberán contener información razonable, suficiente y contrastable para poder ser investigadas.

¿Por qué debería remitir una denuncia?


Denunciar este tipo de incumplimientos es lo correcto desde el punto de vista de tu ética personal y profesional. Adicionalmente, tu denuncia puede ayudar a la compañía a protegerse desde un punto de vista legal, así como contra posibles daños financieros o reputacionales, lo cual contribuye a la buena marcha de la empresa y por tanto resulta positivo para ti como empleado o socio de negocio de la misma.

¿Cómo es el proceso para enviar una denuncia?


Para enviar tu denuncia debes acceder al formulario de denuncia que hay en este mismo canal de denuncias a través del botón “denunciar” y dedicarle unos minutos para completarlo correctamente, asegurando que incluyes toda la información requerida en el mismo.

El proceso de envío de la denuncia tiene dos etapas principalmente:

  1. La primera corresponde al proceso para completar los campos que componen el formulario.
    Los primeros campos son para que te identifiques (si seleccionas la opción de denuncia confidencial) y el resto son para describir los hechos que estás denunciando. Algunos de esos campos tienen un desplegable con varias opciones para que selecciones la que corresponda. Adicionalmente, puedes adjuntar documentos a tu denuncia si así lo deseas o consideras que es relevante para la investigación.
  2. La segunda parte corresponde al envío del formulario, para lo cual debes elegir un nombre de usuario y una contraseña. Este nombre de usuario y contraseña deberás utilizarlos posteriormente para acceder a tu denuncia y hacer seguimiento de la misma. Es importante que hagas seguimiento de la denuncia recurrentemente, en especial si la has hecho anónima o no has dado datos de contacto, porque si falta información no habrá forma de contactar contigo aparte de a través de este canal.

¿Cómo se protege mi identidad cuando me comunico a través de este canal?


El abogado externo será tu punto de contacto para proporcionar información y hacer seguimiento de tu denuncia. Todos los intercambios de información entre tú y el abogado externo quedarán registrados en la base de datos del canal. Podrás acceder a tu denuncia a través del canal y hacer seguimiento de ella y conocer su estado en todo momento. El departamento de Compliance y Auditoría Interna tiene entre sus competencias los casos de compliance, que son el objeto de este canal, por lo que todas las denuncias serán dirigidas a este departamento para su coordinación y gestión. Aparte de ellos, no se proporcionará la identidad del denunciante a otras personas, salvo que resulte necesario para la investigación y gestión del caso, y solo si el denunciante da su autorización, o si existiese la obligación legal de hacerlo en caso de procedimiento o investigación judicial. En todo caso, las personas involucradas en el caso estarán sujetas a la obligación de confidencialidad y protección de datos.